Mitglieder - Übungsleiter

Die Übungsleiterverwaltung wurde um einige Funktionen erweitert. Neu ist die Vertragsverwaltung, mit der Sie nun einen Vertrag für die Übungsleiter anlegen. Erweitert wurden die Abrechnungsmöglichkeiten und dass nun bei Bedarf ein Freigabeprozess integriert werden kann. Zusätzlich zur Erfassung von Übungsleiterscheinen git es nun eine praktische Warungsliste, um den Ablauf der ÜL-Scheine im Blick zu haben.

Am einfachsten ist es, um den Umgang mit der neuen Übungsleiterverwaltung zu lernen, sich unser aktuelles Video anzuschauen: Übungsleiterverwaltung 2.0 letzter Stand

Wer bisher die Übungsleiterfunktion nicht genutzt hat, der sieht die neue Übungsleiterverwaltung direkt, da ja keine Buchungen abzuschließen und Übungsleiter zu übertragen sind. In diesem Fall müssen Sie die Schritte des Punkts zum Umzug der Übungsleiterverwaltung nicht durchführen und der entsprechende Button wird Ihnen auch nicht angezeigt.

Übungsleiter auf neue Übungsleiterverwaltung umziehen

Wenn Sie bereits die bisherige Übungsleiterverwaltung genutzt haben, dann sehen Sie nun unten den Button "Umziehen auf neue Übungsleiterverwaltung".

Übungsleiter umziehen

Mit dem Klick auf diesen Button können Sie die Daten aus der bisherigen Übungsleiterverwaltung in die neue Version transferieren. Alle Abrechnungen und Buchungen müssen vorher abgeschlossen sein. Solange lässt das System nicht zu, mit dem Umzug zu beginnen. Erst danach beginnen Sie mit dem Prozess zum Umziehen bzw. zum Zuordnen, wenn Sie bereits in der BETA-Phase in der neuen Übungsleiterverwaltung einen oder mehrere Übungsleiter angelegt haben. Wie das geht, beschreiben wir auf der Wiki-Seite zum Übungsleiterumzug.

Warnung: Prüfen Sie die Daten sorgfältig, bevor Sie den Übertragungs-Prozess fertigstellen. Beim letzten Schritt haben wir zwar noch eine Bestätigungsfunktion integriert, aber nach der Bestätigung gilt: Der Umzu der Daten ist nach dem Abschluss endgültig und kann nicht mehr (außer mit dem Backup) rückgängig gemacht werden!

Notwendige Nacharbeiten: Nach dem Umzug der Übungsleiter sind diese noch nachzuarbeiten, da die bisher zu erfassenden Daten zu Übungsleitern nicht so umfangreich waren und daher nur vorliegende Datenfelder übernommen werden können. So sollte vor der ersten Erfassung die Übungsleiterliste durchgegangen werden und fehlende Daten bei den einzelnen Übungsleitern erfasst bzw. der übernommene Bestandsvertrag noch angepasst werden. Erst danach kann die Übungsleiterverwaltung auch effektiv genutzt werden.

Übungsleiterverwaltung (für alle) - erster Überblick.

Innerhalb der Übungsleiter-Startansicht werden die Übungsleiter gelistet, die ÜL-Scheine organisiert und die Abrechnung kann vorgenommen werden.

Übungsleiterliste

  • Aktiv ist nach dem Öffnen stets der Reiter "Übungsleiter" und es wird die Liste aller Übungsleiter angezeigt. Sie können hier neue Übungsleiter anlegen bzw. bereits erfasste bearbeiten.
  • Über den Reiter "Scheinwarnungen" haben Sie die ablaufenden ÜL-Scheine im Blick. Erscheint der Reiter "Schweinwarnungen" rot und enthält eine Zahl größer Null, dann läuft mindestens ein Übungsleiterschein innerhalb des aktuellen Jahres ab.
  • Der Reiter "Abrechnung" zeigt eine Übersicht aller erfassten Übungsleiterposten (geleisteten Stunden, Fahrkosten, usw.). Dort lassen sich die Abrechnungen für alle Übungsleiter vornehmen.

Hinweis zur Abrechnung: Um die Übungsleiterabrechnungen als Sammelüberweisung an die Bank zu übergeben, sind folgende zwei Voraussetzungen zu erfüllen:

  1. Der Admin hat unter "Verwaltung - Optionen - Verein - Erweitert" unter "Mitglieder" den Haken bei "Übungsleiterabrechnung gesammelt übertragen" zu setzen! Hier lassen sich unabhängig von der Sammelüberweisungseinstellung bei Bedarf zusätzlich noch zum Verwendungszweck die Postenbeschreibung, die Postensumme und der Spartenname aktivieren.
  2. Die Abrechnung der erfassten Übungsleiterposten muss zur Erstellung einer Sammelüberweisung zwingend unter der allgemeinen Abrechnung erfolgen! Nur so wird eine Sammelbuchungsliste erstellt, aus der die Sammelüberweisung gebildet wird! Bei Abrechnung aus dem Übungsleiter heraus wird für jeden Übungsleiter eine eigene Buchungsliste erstellt und die Bankaufträge werden nicht zusammengefasst.

Aktionsleiste (am unteren Bildschirmrand)

Buttons Übungsleiterliste
Schaltfläche Funktionsbeschreibung
Anzeigen Öffnet den ausgewählten Eintrag und zeigt seine Daten an.
Neu Öffnet einen Dialog, in dem Sie einen neuen Übungsleiter in die Datenbank eintragen können. Die Details dazu beschreiben wir beginnend mit den Stammdaten
Drucken Damit können Sie entweder eine Übersicht der Übungsleiter drucken oder für einen bzw. mehrere Übungsleiter einen Brief erstellen
Liste exportieren Exportiert alle vorhandenen Einträge als Excel-Liste.
Mail senden Öffnet den Dialog zum Senden einer E-Mail an den oder die angehakten Übungsleiter entsprechend Ihren E-Mail-Einstellungen.
 
Schließen Schließt den Menüpunkt oder den gerade bearbeiteten Datensatz. Es erscheint gegebenenfalls eine Sicherheitsabfrage, ob geänderte Daten gespeichert werden sollen.

Navigator durch die Übungsleiter-Wiki-Seiten

Allgemeine Übungsleiterübersicht:
Übungsleiterliste - Aufbau und Funktion der Übungsleiterübersicht, also die Zentrale der Übungsleiterverwaltung
Scheinwarnungen - Kein Scheinablauf wird vergessen, denn hier wird davor gewarnt
Abrechnung - Hier können Sie allen Übungsleitern die Stunden erfassen und die Beträge auszahlen
Übungsleiterdetails:
Stammdaten - In dieser Maske tragen Sie alle Grunddaten zum Übungsleiter ein - mit Warngrenze für Übungsleiterpauschale
Verträge - Schaffen Sie die Vertragsgrundlagen zur Abrechnung der Übungsleitertätigkeit
Abrechnung - Erfassung und Abrechnung der Vergütungsposten gemäß Vertrag direkt zum geöffneten Übungsleiter
Scheine und Weiterbildungen - Hier erfassen Sie die Übungsleiterscheine und Weiterbildungen zum Übungsleiter
Handhabung einzelner Funktionen der Übungsleiterverwaltung:
Abrechnungsdaten erfassen - In dieser Maske erfassen Sie die Abrechnungsposten zum Übungsleiter und gewähltem Vertrag
Abrechnungsposten freigeben - Wenn Sie den Übungsleitern im Vertrag Vorgesetzte zuweisen, müssen diese die Abrechnungsposten vor Auszahlung freigeben
Rückspendenfunktion - Ihr Übungsleiter spendet seine Vergütung ganz oder teilweise - dann zeigen wir hier wie Sie das einstellen
Umzug der Übungsleiter - Bisherige Nutzer und die Beta-Tester ziehen mit dieser Anleitung die Übungsleiter aus der alten in die neue Übungsleiterverwaltung um.
Einstellungen und Vorlagen - Benutzern die Berechtigung zur Übungsleitererfassung erteilen und Vorlagen für Dkomuente und E-Mails anlegen.