Voraussetzungen für den Einzug per Lastschrift¶
Ihr Ziel sollte sein, sukzessive alle Beiträge Ihrer Mitglieder per Lastschrift einzuziehen. Das ist die einfachste Methode, welche den höchsten Automatisierungsgrad bietet.
Damit Sie beim Lastschrifteinzug auf der sicheren Seite stehen, müssen Sie jedoch einige Voraussetzungen erfüllen:
- Gläubiger-ID
Um am Lastschriftverfahren teilnehmen zu können, müssen Vereine eine sogenannte Gläubiger-Identifikationsnummer besitzen. Die Ausgabe der Nummern übernimmt in Deutschland die Bundesbank in Abstimmung mit der Deutschen Kreditwirtschaft (DK). Über folgenden Link bekommen Sie die nötigen Informationen und gelangen zum Online-Formular, über das Sie Ihre Gläubiger-ID beantragen:
Deutsche Bundesbank - in 10 Schritten zu Ihrer Gläubiger-ID
- Online-Banking fähiges Bankkonto
Um den automatischen Beitragseinzug zu nutzen, benötigen Sie ein Online-Banking fähiges Bankkonto. Den Bankzugang richten Sie unter "Finanzverwaltung" / "Konten" für jedes Ihrer Bankkonten separat über die Schaltfläche "Bankzugang anlegen (FinTS-Admin)" im Aktionsbereich an. Bei Problemen hilft Ihnen Ihr Bankberater weiter, das Konto erfolgreich zu verbinden.
- SEPA-Lastschriftmandat für alle Mitglieder, die per Lastschrift abgerechnet werden sollen
Von jedem Mitglied, dessen Beiträge per Lastschrift eingezogen werden sollen, benötigen Sie ein ausgefülltes und unterschriebenes SEPA-Lastschriftmandat.
Netxp-Verein wird keine Beiträge per Lastschrift von Personen einziehen, bei denen das SEPA-Mandat in der Kontodaten-Verwaltung nicht erteilt wurde.
Eine Vorlage dieses Dokuments finden Sie bei Netxp-Verein unter "Kommunikation / Vorlagen" im Reiter "Netxp:Verein-Standardvorlagen", "Vorlage: Serienbrief", "Netxp:Verein SEPA-Lastschriftenmandat mit Anforderungsschreiben".
Am Besten legen Sie dieses Forumular gleich zusammen mit der Datenschutzeinwilligung Ihrem Beitrittsformular bei, dann haben Sie alles auf einmal zusammen.
Unser Tipp: Besorgen Sie sich einen guten Einzugscanner und buchen Sie den Netxp:Verein-Onlinespeicher dazu. Scannen Sie alle Dokumente Ihrer Mitglieder ein und hinterlegen Sie diese in der Mitgliederverwaltung bei der jeweiligen Person. Ab jetzt werden Sie nie wieder in schweren Ordnern nach Dokumenten suchen müssen... Besonders hilfreich ist der Online-Speicher aus dem selben Grund auch zusammen mit der elektronischen Belegablage beim Sichern von Belegen in Ihren Buchungen.
SEPA-Lastschriftmandat erteilen und Beitragseinzug auf Lastschrift umstellen¶
1.) Auflisten der Mitglieder, die noch kein SEPA-Mandat erteilt haben¶
Im Hauptmenü "Mitglieder" wählen Sie die "Mitgliederlieste".
Hier klicken Sie im Ansichts-Menü rechts auf das blaue Zahnrad (1) und tippen im Suchfeld "sep" ein (2). Aus dem Ergebnis ziehen Sie per "Drag & Drop" die Abfrage "SEPA-Lastschrift erlaubt" (3) in den Ansichtsbereich.
In der neuen Spalte klicken Sie auf das Kästchen in der Spaltenüberschrift, bis es leer ist (1). Nun werden Ihnen nur noch Mitglieder angezeigt, bei denen Sie noch kein SEPA-Mandat hinterlegt haben.
Diese Liste können Sie nun abspeichern oder ausdrucken (2), falls Sie Ihre Mitglieder manuell umstellen möchten. Beim Drucken wählen Sie entweder "Mitgliederliste", um eine Liste auszugeben, die Sie abhaken. Oder - sehr interessant - ist der Punkt "Serienbrief (Vorlagendesigner)", mit dem Sie für alle Personen aus der Liste die SEPA-Mandat Freigaben ausdrucken.
Alternativ können Sie auch an alle hier ausgefilterten Mitglieder eine E-Mail schreiben (3), um sie zu bitten, die Beiträge künftig per Lastschrift zu begleichen.
Es empfiehlt sich ebenfalls, die Ansicht im Ansichtenmanager oben rechts mit dem grünen "Plus"-Symbol zu speichern. Vergeben Sie dabei einen Namen wie "kein SEPA Mandat". Nun sind Sie in der Lage, jederzeit einfach und schnell prüfen, welches Mitglied noch kein SEPA-Mandat erteilt hat.
2.) Eintragen des SEPA-Mandats und Umstellen Ihrer Mitglieder auf Lastschrifteinzug¶
Um Ihre Vereinsmitglieder auf "Lastschrifteinzug" umzustellen, klicken Sie im Hauptmenü auf "Mitglieder" (1) und wählen "Mitgliederliste" (2). Nun öffnen Sie die Person, für das Sie ein SEPA-Mandat hinterlegen wollen. Wechseln Sie in der Übersicht zum Reiter "Kontodaten" (3).
Hier geben Sie die Kontodaten des Mitglieds ein und setzen bei "SEPA-Lastschrift erteilt am" (4) einen Haken. Stellen Sie noch das Datum auf das des SEPA-Formulars ein, das Sie erhalten haben.
Nun können Sie mit der Schaltfläche "Alle Beiträge auf Lastschrifteinzug ändern" sämtliche Beiträge auf die Zahlart "Lastschrift" umstellen.
Ist das Mitglied ein Familienoberhaupt oder Zahler von Fremdbeiträgen wird gesondert gefragt, ob auch diese Fremdbeiträge auf Lastschrift umgestellt werden sollen.